Entre las funciones de una institución cultural que custodia fondos, colecciones y conjuntos documentales que registran las memorias y el patrimonio cultural colectivo, se incluye la recepción de archivos privados/personales de interés público para su tratamiento y conservación permanente. Esta mesa reúne experiencias institucionales con fondos y materiales que pertenecen a sus colecciones y acervos.
En los procesos creativos y las prácticas artísticas, es común la acumulación de papeles y objetos, así como colecciones de imágenes, textos, registros y documentación de obras, que acompañan los documentos de trabajo y personales de sus autores. Quien hereda o recibe la custodia, es responsable de resguardar, proteger y respetar la integridad de estos conjuntos, que fueron deliberadamente acumulados y almacenados por sus productores. Esta mesa socializará las experiencias relacionadas con archivos de arte que custodian y administran dichos legados.
Una de las características fundamentales de los archivos es que pertenecen a un contexto de producción particular, el cual informa sobre las condiciones de su existencia y las acciones que desencadenaron su creación. En otras palabras, los documentos no se generan de manera aislada, sino que son producto y efecto del entorno en el cual se sitúan. Esta mesa se enfocará en los vínculos inalienables entre la producción de archivos y los territorios y comunidades que les dieron origen.
Generalmente, la noción de archivo se asocia con los registros y la documentación de eventos, organizaciones y personas, que han sido seleccionados para la conservación permanente. Por lo tanto, implica preguntas como: ¿qué se incluye y quién decide lo que se cuida, protege y resguarda, en contraste a lo que se excluye, se destruye o se extravía? Esta mesa agrupa proyectos que se enfocan en la recolección de memorias olvidadas, perdidas y descuidadas, dando lugar a la creación de nuevos archivos o a la restitución de vacíos y silencios en el archivo cultural.
Para los archivos que prestan servicio de referencia y consulta en sala, les investigadores son usuarios frecuentes, quienes luego presentan sus hallazgos en publicaciones, exposiciones o páginas web, entre otros medios. A su vez, las propias instituciones fomentan el uso de sus colecciones mediante programas de difusión y servicios educativos. En esta mesa se compartirán experiencias editoriales, museográficas y de mediación cultural que aportan en la difusión y activación de los archivos de arte.
Este eje se enfocará en las formas de visualizar, presentar y facilitar el acceso a los materiales de archivo, usando estrategias que van más allá de las tradicionales salas de estudio y bibliotecas. Se enfocará en la relación cada vez más visible entre los medios digitales y el lenguaje de las ciencias de la información, explorando cómo las tecnologías emergentes pueden transformar la manera en que interactuamos con los archivos de manera remota. Esta mesa agrupa proyectos de archivo, de diferentes medios, que disponen en las redes virtuales, facilitando el acceso a la diversidad de usuarios de internet.